7 conseils pour réussir votre rapport d’étonnement en alternance

Le saviez-vous ? En France, vous pouvez très bien être amené(e) à rédiger un rapport d’étonnement durant votre alternance ! Certes, cela n’est pas obligatoire. Mais de plus en plus d’entreprises le réclament effectivement à leur alternant. A quoi sert ce document ? Comment le réussir haut la main ? Suivez nos conseils pour rédiger un bon rapport d’étonnement en alternance et faire bonne impression à votre employeur !

Un rapport d’étonnement, c’est quoi ?

Pour simplifier, un rapport d’étonnement est un document dans lequel vous devez décrire tout ce qui vous a étonné durant votre prise de poste. En bien comme en mal ! On parle aussi de « note d’observation critique ». Normalement, vous devrez commencer à travailler dessus dès vos premiers jours de travail.

Pas de panique : de nombreuses entreprises accordent environ 3 mois pour le finaliser et le remettre à votre supérieur hiérarchique ou au service RH. Histoire de vous laisser le temps de vous acclimater et de bien observer le fonctionnement de l’entreprise.

Mais quel soit le temps exact dont vous bénéficierez, le but de la manœuvre reste le même. A savoir : permettre à votre entreprise de mieux cerner ses points forts… Et ceux qu’elle doit encore améliorer. A terme, cela doit notamment lui permettre de perfectionner sa stratégie de recrutement et l’onboarding de ses nouvelles recrues !

Il s’agit vraiment d’un outil précieux pour les entreprises qui souhaitent avoir un « regard neuf » ! C’est pourquoi beaucoup d’entre elles en demandent systématiquement un à tous leurs nouveaux salariés. Alternants y compris !

Au passage, cela leur permet également de :

• faciliter l’intégration de leurs nouvelles recrues. Etant entendu que la rédaction du rapport d’étonnement les incite à parler et poser des questions à leurs collaborateurs ;
• valoriser leurs nouveaux employés. Pouvoir donner directement son opinion sur le fonctionnement de l’entreprise alors qu’on vient à peine d’arriver, ce n’est pas rien !

Mais ce document ne sert pas uniquement à l’entreprise. Vous pouvez également l’utiliser à votre avantage…

Rédiger un rapport d’étonnement en alternance : une belle occasion de faire bonne impression

Côté alternant, le rapport d’étonnement est également une excellente occasion de briller aux yeux de la hiérarchie. En effet, si vous le rédigez habilement, vous pourrez démontrer que vous êtes capable :

• de prendre du recul ;
• d’émettre un feedback objectif et constructif ;
• de faire preuve d’initiative.

Que des qualités hautement appréciées dans le monde professionnel ! Ne voyez donc surtout par le fait de devoir rédiger un rapport d’étonnement durant votre alternance comme une corvée. Voyez-le plutôt comme une opportunité de « marquer des points » aux yeux de votre employeur.

Une opportunité que vous avez tout intérêt à saisir pour que votre alternance commence sous les meilleurs auspices ET pour optimiser votre chance d’être recruté(e) par votre entreprise à la fin de formation.

Nous rappelons en effet que lorsque tout se passe bien, de nombreuses entreprises embauchent « leur » alternant après qu’il ait obtenu son diplôme. Bien souvent même en CDI !

Certes, vous aurez bien d’autres occasions de faire vos preuves durant votre alternance. Mais si vous faire embaucher fait partie de vos objectifs, mieux vaut saisir toutes les occasions de briller : le rapport d’étonnement en fait clairement partie.

Reste toutefois à le rédiger dans les règles de l’art !

Comment rédiger un rapport d’étonnement au top ?

1er conseil : structurez bien votre rapport !

Pour être honnête, beaucoup d’entreprise remettent une trame ou au minimum un questionnaire pour vous guider dans la rédaction de votre rapport d’étonnement. Bien souvent dès votre 1ᵉʳ jour de travail, d’ailleurs.

Mais ce n’est pas toujours le cas… Si on ne vous donne pas de recommandations précises, commencez par rappeler le contexte en introduction. Vous devrez donc mentionner :

• vos nom et prénom ;
• le poste que vous occupez ;
• la formation en alternance que vous suivez ;
• votre date d’arrivée dans l’entreprise ;
• les objectifs du rapport ( à savoir : aider l’entreprise à prendre conscience de ses points forts et faiblesses, tout en y apportant si possible des pistes d’amélioration) ;
• comment vous avez collecté les informations nécessaires à la rédaction du rapport (au cours de vos missions, en posant des questions à vos collaborateurs, etc.).

Pensez aussi à rappeler que ce rapport restera confidentiel : c’est un gage de sérieux pour l’entreprise.

Après avoir posé le contexte, vous pouvez indiquer ce que vous pensez :

• du processus de recrutement (ex. : la fiche de poste correspond-elle bien aux missions qui vous sont confiées ? Un point vous a-t-il particulièrement plu ou chagriné durant l’entretien d’embauche ? ) ;
• de votre période d’intégration (ex. : l’équipe a-t-elle été aussi accueillante que vous l’espériez ?) ;
• des conditions de travail (que pensez-vous des locaux, des outils utilisés, de l’ambiance de travail, etc.) ;
• de la culture et des valeurs de l’entreprise (ex. : sont-elles en accord avec les vôtres ? Quelle est la force des services proposés par l’entreprise que vous ne soupçonniez pas avant de l’intégrer? Etc. ).

Enfin, rédigez une belle conclusion où vous reprendrez les principaux points forts et axes d’amélioration pour l’entreprise.

Ressources utiles pour rédiger votre rapport d’étonnement en alternance

Même si nous vous avons déjà donné les bases pour bien structurer votre document, n’hésitez pas également à vous inspirer des modèles gratuits disponibles sur le Web. Comme le modèle de rapport d’étonnement à télécharger sur Sidecare par exemple.

De son côté, ChatGPT ne pourra pas totalement rédiger votre rapport à votre place. Cependant, cette IA générative peut en revanche vous proposer un plan bien structuré.

Pour la longueur, il n’y a aucune règle gravée dans le marbre. Mais à titre indicatif la plupart des rapports d’étonnement font de 1 à 3 pages. Ce qui n’est pas énorme compte tenu du nombre de points à aborder. Essayez de rester concis(e) ! Sur ce point aussi une IA comme ChatGPT peut vous aider, en vous proposant de bonnes tournures de phrase.

Bon à savoir également : c’est plus rare mais certaines entreprises vous demanderont plutôt de faire votre rapport d’étonnement sous forme orale, lors d’un entretien. Cela ne change rien aux points que vous devrez y aborder. En revanche, il vous faudra répéter votre « speech » avec un proche avant le jour J !

Tenez un journal de bord

Autre conseil pour bien réussir votre rapport d’étonnement en alternance : tenir un petit journal de bord au quotidien pour être sûr(e) de ne rien oublier. Pourquoi ne pas prendre des notes sur votre smartphone par exemple ? Cela vous permettra de noter tous les détails qui vous étonnent « sur le vif », où que vous soyez dans l’entreprise.

Si cela vous semble plus pratique, vous pouvez également vous en servir pour enregistrer les réponses de vos collaborateurs, lorsque vous les interrogez sur un point précis. C’est plus rapide et efficace que de prendre des notes mais dans ce cas, vous devez :

• bien leur préciser que vous les interrogez dans le cadre de votre rapport d’étonnement ;
• vérifier qu’ils sont d’accord pour être enregistrés ;
• supprimer l’enregistrement dès que vous n’en avez plus l’usage.

Concentrez-vous sur les points importants pour que votre rapport d’étonnement en alternance soit vraiment top

Vous êtes étonné(e) de voir que l’entreprise utilise des outils à la limite de l’obsolescence alors qu’il existe de logiciels bien plus performants ? Vous avez le sentiment que le processus de recrutement gagnerait beaucoup à être modernisé, grâce à des techniques de gamification par exemple ? Voilà des points importants qui méritent d’être évoqués car ils peuvent réellement aider l’entreprise à s’améliorer.

En revanche ne vous perdez pas dans les petits détails. Par exemple, souligner que le choix de cupcakes est trop limité à la cafétéria n’aurait aucun intérêt dans votre rapport d’étonnement… Même si cela est effectivement scandaleux ! 😉 

Faites preuve d’autant d’objectivité que possible

Quand on rédige un rapport d’étonnement, il y a deux grands pièges à éviter :

• sombrer dans la pure critique, sans jamais souligner les points forts de l’entreprise ;
• rendre un rapport élogieux à l’excès, par crainte de vous faire « mal voir » en pointant ses points faibles.

Pour éviter ces écueils et montrer que vous savez être objectif/ve, essayez à chaque fois de mentionner :

• les points qui vous ont surpris(e) dans le mauvais sens ;
• les points qui ne vous ont pas du tout surpris(e) car ils correspondaient à vos attentes ;
• et les points qui vous ont surpris(e) positivement.

Faites-le pour chaque grande partie de votre rapport : votre avis sur le processus de recrutement, votre période d’onboarding, les conditions de travail, etc. De cette manière, vous rendrez un rapport honnête et équilibré, ne basculant ni trop dans la critique, ni trop dans la louange.

Soyez diplomate lorsque vous rédigez votre rapport d’étonnement en alternance

À ce stade, vous l’aurez sans doute compris : si votre rapport d’étonnement ne reflète pas fidèlement la réalité, il ne servira pas à grand-chose à votre entreprise d’accueil. Mais cela ne vous dispense pas de faire preuve de diplomatie pour bien faire passer votre message… Et éviter par la même occasion de froisser l’égo de votre employeur et de vos coéquipiers.

Un bon conseil, donc : évitez d’être trop acerbe ou incisif. Par exemple, ne dites pas « les membres d’équipe m’ont bien accueilli le premier jour, mais ils m’ont rapidement mis de côté pour se concentrer sur leurs propres missions. Ce serait peut-être bien de s’intéresser aux nouvelles recrues plus de 3 jours ! ». Certes, cela traduit peut-être parfaitement le fond de votre pensée. Mais on sent un peu trop votre agacement.

Essayez plutôt d’arrondir les angles avec une formulation du type « J’ai été bien accueilli et mes collaborateurs ont vraiment fait des efforts pour se montrer disponibles malgré leur emploi du temps chargé. Au bout de quelques jours j’étais déjà plus autonome mais j’ai quand même regretté de ne plus pouvoir obtenir facilement de feedbacks. Cela m’aurait aidé à savoir si j’avais vraiment bien effectué mes tâches et identifier mes axes de progression pour contribuer à la performance de l’équipe. Je pense donc qu’il pourrait être intéressant de prévoir un point mensuel pour aider les nouveaux salariés à mieux évaluer la qualité de leur travail. »

Deux manières différentes de soulever le même problème. Mais la seconde tournure « agressera » beaucoup moins le lecteur !

Soyez aussi force de proposition

Souligner les points qui méritent d’être améliorés, c’est bien. Apporter des solutions concrètes pour le faire, c’est mieux ! Vous avez découvert un nouvel outil ultra-performant lors de votre Mastère Manager marketing et communication en alternance ? Vous avez entendu parler de manières de travailler plus performantes à travers des études de cas ? Il se trouve que vous avez une idée innovante pour corriger l’un des principaux problèmes de l’entreprise ?

C’est le moment où jamais de faire entendre votre voix. Que l’entreprise retienne ou non vos idées, vous aurez au moins montré que vous savez faire preuve d’initiative. Et ça, c’est toujours un bon point.

Soignez votre orthographe !

Dernier conseil pour réussir votre rapport d’étonnement en alternance : relisez-le et corrigez-le soigneusement avant de le rendre. L’orthographe et la grammaire ne font pas partie de vos points forts ? Dans ce cas, faites-le corriger par :

• Diego, votre ami de toujours, surnommé le « Bescherelle vivant » depuis le CP ;
• un freelance qui sera ravi de traquer vos fautes contre rétribution.

Autre option intéressante : ChatGPT et les autres IA génératives de texte qui peuvent corriger gratuitement votre rapport. Globalement elles sont efficaces pour détecter la plupart des fautes. Mais gardez quand même à l’esprit qu’elles peuvent encore en oublier certaines !

En conclusion

Vous ne vous attendiez pas spécialement à devoir remplir un rapport d’étonnement quand vous avez signé pour votre alternance. Mais avec un peu de doigté, vous pouvez retourner l’exercice à votre avantage !

A moins que vous vous attendiez justement à devoir rédiger ce type document ? Êtes-vous en train de vous renseigner sur la vie des alternants ? Si vous recherchez encore votre formation en alternance, voici un dernier conseil pour vous : pensez aux formations en ligne.

Beaucoup de gens l’ignorent encore mais il est effectivement possible de suivre tous vos cours « théoriques » en ligne durant votre alternance. Cela a de nombreux avantages comme le fait de :

• pouvoir débuter votre formation en alternance à n’importe quel moment de l’année ;
• ne plus être obligé(e) d’accumuler les déplacements entre votre entreprise et votre centre de formation.

Cerise sur le gâteau : les formations en alternance en ligne sont de plus en plus diversifiées. De la formation en marketing au Mastère Chef de projet en Intelligence Artificielle, vous n’avez que l’embarras du choix !

Vous ne savez pas si les cours en ligne vous conviendraient ? Dans ce cas, n’hésitez pas à lire des témoignages avant de prendre votre décision. Comme celui de Doraya par exemple !

Vous pouvez également contacter notre équipe si vous avez des questions à poser sur les formations en alternance en ligne. Nous vous répondrons avec plaisir !