Alternance Assistant(e) technique et administratif(ve) - Saint-Ouen-l'Aumône (F/H)

L’ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, spécialisée dans la serrurerie et le contrôle d'accès, un(e) Assistant(e) technique et administratif(ve) en contrat d'apprentissage, pour préparer l’une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat de niveau 5 à niveau 7 (Bac+2, Bachelor/Bac+3 et Mastère/Bac+5).

Optez pour l’alternance nouvelle génération avec l'ISCOD !

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MISSIONS

Suivi administratif de l’activité travaux :

• Actualiser les différentes bases de données clients et fournisseurs
• Collecter les informations en vue de l’élaboration du planning
• Gestion de l’outil de planification (Praxedo) de la création des comptes tiers et des sites à l’export des rapports
• Participer à l’élaboration des dossiers travaux (documentation technique, logistique, administratif afférent, plans de prévention …)
• Gérer le planning des techniciens
• Planifier avec les responsables d’affaires les chantiers et auto-planifier en fonction des disponibilités restantes les dépannages et maintenances
• Avoir une vision globale du portefeuille d’activités (suivi études et travaux)
• Transmettre et assurer le suivi des offres commerciales aux clients
• Exploiter les mails travaux pour en extraire les dates et informations clés et les transmettre aux personnes concernées
• Assurer le traitement administratif et le suivi des commandes (fiches prépa) jusqu’à la facturation
• Préparer la facturation (pointages plannings et édition des rapports d’intervention)
• Etablir les factures de dépannages et petits travaux depuis le logiciel de gestion commerciale
• Préparer les reportings mensuels : activité (aide à la préparation des éléments de salaire), rentabilité des affaires, taux d’occupation et alerter sa hiérarchie si cela est nécessaire
• Gérer l’archivage et l’archivage électronique
• Assurer le remplacement de l’Assistant Administratif Groupe si nécessaire et pallier une éventuelle surcharge d’activité administrative le cas échéant

Gestion des tiers et des contacts :

• Assurer la gestion des appels
• Assurer l’accueil des tiers
• En support de son hiérarchique direct, relancer par téléphone des prospects et des clients, demandes de prix fournisseurs et relances
• Gérer les bases de contacts (création et mises à jour)
• Gestion des ouvertures de comptes
• Mise à jour des conditions commerciales et contrôles de solvabilité

Gestion des achats et de la logistique :

• Faire et suivre les demandes de devis et tarifs fournisseurs
• Traiter les commandes fournisseurs et suivre les délais des approvisionnements
• Contrôle et enregistrement des factures fournisseurs S2CF
• Préparer et contrôler en collaboration avec le responsable logistique les préparations chantiers (consommables de chantiers, sorties de stocks et commandes fournisseurs)
• Suivre l’intégralité des tarifs fournisseurs en veillant à mettre à jour tous les ans les bases de données de la Société et les conditions en collaboration avec l’Assistant Administratif du Groupe 
• Contrôler et maintenir les dotations en outillages 
• Gestion du parc des véhicules, prise de RDV et suivi des entretiens.

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PROFIL

Vous avez le profil idéal si :

• Vous êtes polyvalent(e), organisé(e) et rigoureux(se)
• Vous avez une expérience administrative
• Vous n'avez pas peur de décrocher votre téléphone
• Vous êtes rigoureux(se)
• Vous avez des capacité organisationnelle et administrative
• Vous êtes éligible à une formation Bac+3 à Bac+5 (diplôme validé ou en cours de validation)

Poste situé à Saint-Ouen-l'Aumône (95)

Rémunération selon niveau d’études + âge.

Formation prise en charge à 100% par l’entreprise.

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