Alternance : quelles démarches administratives pour l’employeur ?

Solution idéale pour faire face aux difficultés de recrutement, l’alternance offre de nombreux avantages à l’entreprise. Facile à mettre en place, elle donne notamment accès à certaines aides financières intéressantes. Alors comment embaucher un alternant ? Quelles sont les règles à respecter ? Et quelles démarches administratives l’employeur doit-il effectuer pour recruter en alternance ? Explications.

Pourquoi recruter en alternance ?

L’alternance repose sur des temps d’enseignement théorique et des périodes de travail en entreprise. L’apprenti est en contact direct avec le monde professionnel, et acquiert rapidement des connaissances utiles et des compétences pratiques appréciées. Véritable passerelle vers l’emploi, l’alternance facilite ensuite son insertion sur le marché du travail. 

Mais ce mode de formation présente également de nombreux avantages pour l’employeur ! Accueillir un alternant lui permet notamment de pré-recruter un futur salarié, pour faire face à ses éventuelles difficultés de recrutement et de fidélisation des talents… Après l’avoir formé à la culture de l’entreprise, il peut en effet proposer à l’alternant de l’embaucher en CDI. Il profite ainsi d’un salarié immédiatement opérationnel, qui maîtrise parfaitement le fonctionnement et les méthodes de travail de l’entreprise.

L’alternance est aussi idéale pour répondre rapidement à un besoin immédiat de l’entreprise, à un moindre coût. Les candidats sont en effet nombreux, avec des profils adaptés à tous les besoins. En pleine formation théorique, ils ont un regard neuf sur les outils et les méthodes de travail de l’entreprise. Et ils apportent aussi de nouvelles compétences ! Un véritable plus pour dynamiser ses équipes 😉

Quelles sont les règles à respecter pour pouvoir embaucher en alternance ?

Contrairement à ce que certains pensent encore, l’alternance n’est pas réservée aux métiers manuels ! Commerce, développement web, immobilier, marketing ou comptabilité… Cette voie de formation est ouverte à toutes les entreprises du secteur privé, quels que soient leurs effectifs ou leur secteur d’activité. Pour pouvoir recruter un apprenti, l’entreprise doit simplement avoir les moyens de le former correctement. Et pour cela, elle doit respecter certaines règles.

Garantir de bonnes conditions de travail

L’employeur doit d’abord bien préparer l’arrivée de l’alternant, et tout mettre en place pour faciliter son intégration à l’entreprise. À son arrivée, il doit lui faire visiter les locaux de l’entreprise, lui présenter ses futurs collaborateurs et les membres de son équipe. L’employeur peut également préparer un livret de présentation ou d’accueil.

Il doit ensuite s’assurer de ne pas dépasser un certain nombre d’heures travaillées. Entre ses heures de formation et ses heures en entreprise, l’apprenti majeur ne doit pas travailler plus de 35 heures par semaine (sauf dérogation). Les apprentis mineurs sont quant à eux soumis à d’autres dispositions (pas de travail de nuit ou de jour férié, pas plus de 4 h 30 consécutives sans pause, pas plus de 8 heures par jour, pas d’heures supplémentaires…). Conclu pour une durée de 6 mois à 3 ans, le contrat d’apprentissage prévoit également une période d’essai (comme tous les autres contrats de travail). L’apprenti ou l’employeur peut choisir de rompre unilatéralement le contrat, sans motif (pendant les 45 premiers jours en entreprise, consécutifs ou non).

Avant d’embaucher un alternant, l’employeur doit enfin s’assurer de pouvoir lui accorder des congés pour préparer ses examens (en plus de ses congés payés, qui répondent aux mêmes conditions que ceux des autres salariés).

Choisir un maître d’apprentissage compétent

Pour que l’apprentissage se déroule dans les meilleures conditions possibles, l’employeur doit ensuite choisir un maître d’apprentissage compétent. Il peut s’agir de l’employeur lui-même, de son conjoint collaborateur ou d’un salarié de l’entreprise (il doit simplement être volontaire).

Le maître d’apprentissage doit être suffisamment qualifié, et pouvoir justifier de :

• un diplôme et deux ans d’expérience dans le domaine visé par l’apprenti ;
• trois ans d’expérience dans le domaine visé par l’apprenti.

Disponible, il doit pouvoir accompagner l’alternant tout au long de sa formation (tout en assurant ses fonctions habituelles). À ce titre, un maître d’apprentissage ne peut pas encadrer plus de deux apprentis et un « redoublant » en même temps.

Comment trouver un alternant ?

Pour être certain de pouvoir recruter un apprenti dans les temps, l’employeur doit bien anticiper ses recherches. Les formations en alternance débutent généralement au mois de septembre (parfois en janvier) : l’idéal est de commencer les démarches de recrutement trois ou quatre mois avant.

Après avoir défini ses besoins et le type de profil recherché, l’entreprise peut diffuser son offre de poste en alternance sur plusieurs supports en ligne :

• les sites d’offres d’emploi généralistes : Pôle Emploi, Indeed ou HelloWork… ;
• les sites spécialistes de l’alternance : letudiant.fr, le portail de l’Alternance, FranceApprentissage ;
• son site internet et ses réseaux sociaux (LinkedIn, en particulier).

Pour augmenter ses chances de recruter l’alternant parfait, il est aussi conseillé de se rapprocher des écoles et des organismes de formation en alternance. En plus de recommander l’entreprise à leurs étudiants, certains proposent en effet de relayer ses annonces sur leur site internet. L’iSCOD diffuse par exemple des centaines d’offres d’emploi en alternance, tout au long de l’année et dans toute la France. Et pour offrir encore plus de visibilité aux entreprises, ces offres sont aussi proposées aux étudiants par les Chargés d’Admission de l’école.

L’entreprise peut également recevoir des candidatures spontanées de futurs alternants, ou des recommandations de ses collaborateurs et clients.

Quelles démarches administratives l’employeur doit-il effectuer ?

Une fois l’entretien d’embauche passé et le candidat choisi, l’employeur doit effectuer certaines démarches administratives. Simples et accessibles, elles sont indispensables pour recruter un jeune en alternance et bénéficier des aides financières.

Première étape : remplir un formulaire Cerfa

Avant de conclure un contrat d’apprentissage, l’employeur peut se rapprocher de son opérateur de compétences (OPCO). Pour trouver les coordonnées de l’OPCO de son entreprise, il lui suffit de se rendre sur la page dédiée du site France Compétences. Ce dernier le renseigne sur toutes les règles applicables au contrat, et sur les éventuelles dispositions particulières à respecter (conformément à la convention collective ou à l’accord spécifique appliqué dans l’entreprise). Il peut aussi lui donner toutes les informations à connaître sur les aides financières.

Pour formaliser son contrat de travail en alternance, l’employeur doit d’abord remplir un formulaire Cerfa (le Cerfa FA 13 pour le contrat d’apprentissage). Ce document lui permet de renseigner un certain nombre d’informations, sur :

• l’employeur : coordonnées, numéro SIRET de l’établissement d’exécution du contrat, effectif salarié de l’entreprise… ;
• l’apprenti : coordonnées, régime social, situation avant le contrat, diplômes ou titres préparés et obtenus… ; 
• le maître d’apprentissage : coordonnées, emploi occupé, diplôme ou titre obtenu… ;
• le contrat : type de contrat (contrat d’apprentissage initial, nouveau contrat, avenant, dérogation), date de conclusion et d’exécution, durée hebdomadaire du travail, rémunération, salaire brut mensuel à l’embauche, avantages en nature… ;
• la formation : coordonnées du CFA, diplôme ou titre visé par l’apprenti, date de début de la formation, durée de la formation, date de fin des épreuves ou examens…

Une fois imprimé, le Cerfa doit être signé en trois exemplaires par l’employeur et par l’alternant (son représentant légal s’il est mineur), et visé par l’organisme de formation. 

Deuxième étape : transmettre le dossier à son OPCO

L’employeur doit ensuite envoyer le Cerfa et les pièces justificatives à son OPCO (opérateur de compétences). Le dossier complet doit être envoyé par mail ou par courrier, au plus tard dans les 5 jours qui suivent le début d’exécution du contrat. 

Bon à savoir : pour faciliter les démarches de l’entreprise qui recrute en alternance, certains OPCO proposent de saisir et de transmettre les contrats en ligne (via une plateforme dématérialisée, sur leur site internet). 

Une fois le dossier complet reçu, l’OPCO dispose d’un délai de 20 jours pour l’instruire et pour statuer sur sa prise en charge financière. Il peut demander l’envoi de certaines pièces complémentaires (les pièces justificatives pour attester des compétences et de l’éligibilité du maître d’apprentissage, la convention de formation, l’éventuelle convention d’aménagement de durée, l’éventuelle convention de mobilité européenne ou internationale…).

Après avoir examiné la conformité des différentes clauses, l’OPCO enregistre le contrat (dépôt du contrat auprès des services du ministre en charge de la formation professionnelle). En cas de non-conformité, il peut refuser l’enregistrement et la prise en charge financière. Il peut aussi demander à l’employeur de modifier certains points. Le refus est notifié aux parties et au centre de formation.

Quelles aides financières ?

Si les démarches d’enregistrement sont effectuées dans les règles, et que le dossier est validé, l’employeur peut bénéficier de plusieurs aides financières lorsqu’il recrute un alternant.

Les principales aides

L’employeur d’un salarié en alternance peut prétendre à :

• l’aide 2023 à l’embauche d’alternants : elle concerne les contrats conclus pendant l’année 2023 (du 1er janvier au 31 décembre), qui préparent à un diplôme jusqu’au master (bac + 5). L’aide s’élève à 6 000 euros maximum pour un apprenti, quel que soit son âge. Cette aide est versée tous les mois, de manière automatique. Pour soutenir les entreprises qui recrutent en alternance, le Gouvernement a décidé de renouveler cette aide jusqu’en 2027 ;
• l’aide exceptionnelle à l’embauche d’alternants, dans le cadre du plan « 1 jeune, 1 solution » : elle concerne les contrats conclus entre le 1er juillet 2020 et le 31 décembre 2022. Elle s’élève à 8 000 euros maximum pour un apprenti (5 000 euros maximum pour un apprenti de moins de 18 ans) ;
• l’aide unique aux employeurs d’apprentis, pour les contrats conclus entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022. Elle ne s’adresse qu’aux employeurs de moins de 250 salariés, et pour la préparation d’un diplôme ou d’un titre de niveau inférieur ou égal au bac.

Les autres aides financières

L’entreprise qui embauche des jeunes en apprentissage peut recevoir d’autres aides :

• si elle emploie plus de 5 % d’alternants dans ses effectifs, l’entreprise de plus de 250 salariés peut déduire une créance du solde de sa taxe d’apprentissage ;
• si l’entreprise recrute un alternant en situation de handicap, elle peut recevoir des aides de l’Agefiph (4 000 euros maximum pour un contrat d’apprentissage).

Le portail de l’Alternance propose un simulateur en ligne, pour aider l’employeur à calculer le montant de ses futures aides. Cela lui permet de connaître le coût salarial de son salarié en alternance.

Faciles et rapides à effectuer, les démarches administratives pour recruter un alternant donne ainsi droit à des avantages intéressants ! Vous souhaitez en savoir plus sur l’embauche d’un salarié en alternance ? N’hésitez pas à télécharger gratuitement notre guide de l’alternance à destination des entreprises. Vous pouvez également contacter directement nos équipes pour plus de renseignements.